E-Mail, MX-Einträge, und warum dein Postfach Speicherplatz braucht

Professionelle E-Mail auf der eigenen Domain – you@yourbusiness.com statt einer kostenlosen Webmail-Adresse – läuft bei allen über dieselben wenigen DNS-Einträge. Weniger offensichtlich ist, dass hinter diesen Einträgen etwas ganz und gar Physisches steckt: Ein Postfach ist eine reale, endliche Menge an Speicherplatz, und diese Tatsache prägt mehr davon, wie E-Mail funktioniert, als die meisten erwarten.

Was tatsächlich passiert, wenn dir jemand eine E-Mail schickt

Wenn eine Nachricht an you@yourbusiness.com gesendet wird, schlägt der sendende Server den MX-Eintrag deiner Domain nach, um herauszufinden, welcher Mailserver E-Mail für dich annimmt, und stellt die Nachricht dort zu. Dieser Server leitet sie standardmäßig nirgendwo weiter – er speichert sie in deinem Postfach, bis etwas (dein Handy, dein E-Mail-Programm, Webmail) kommt und danach fragt. Lesebestätigungen, „zugestellt"-Benachrichtigungen, ein Posteingang, der wieder da ist, nachdem du den Laptop zuklappst und das Handy aufklappst – all das hängt davon ab, dass die Nachricht irgendwo dazwischen tatsächlich auf Speicher gelandet ist.

Warum Speicherplatz der Teil ist, den man vergisst

Eine E-Mail mit ein paar Fotoanhängen kann leicht mehrere Megabyte groß sein; ein paar Jahre Geschäftskorrespondenz, Rechnungen und gelegentlich große Dateien summieren sich schneller, als es sich anfühlt. Jede dieser Nachrichten bleibt im Speicher deines Postfachs, bis du sie löschst – genau deshalb gibt es ein Kontingent, und genau deshalb lohnt es sich, es zu verstehen statt zu ignorieren.

Die wirklich wichtige Konsequenz: Ein volles Postfach wird nicht einfach still schreibgeschützt. Neue Mail, die dorthin gesendet wird, wird in der Regel abgewiesen – der Absender bekommt eine Ablehnung, statt dass du eine Zustellung bekommst. Für ein Unternehmen ist das keine Speicher-Unannehmlichkeit; es ist eine verpasste Bestellung, eine verpasste Antwort an einen Kunden, eine zurückgewiesene Rechnung – entdeckt erst, wenn jemand erwähnt: „Ich habe dir letzte Woche geschrieben und nie etwas gehört."

Dass Mail überhaupt ankommt: SPF, DKIM und DMARC

Speicherplatz spielt erst eine Rolle, sobald Mail dich tatsächlich erreicht – und im Posteingang statt im Spam-Ordner zu landen, ist ein eigener kleiner Kampf, der fast ausschließlich mit den TXT-Einträgen ausgetragen wird, die wir in unserem Leitfaden zu DNS-Einträgen behandeln. Kurz gesagt: SPF listet auf, welche Server im Namen deiner Domain senden dürfen, DKIM signiert ausgehende Mail, sodass sie als unverändert überprüft werden kann, und DMARC sagt einem empfangenden Server, was zu tun ist, wenn eine Nachricht diese Prüfungen nicht besteht. Lässt du sie weg, kann selbst echte Mail von deiner eigenen Domain im Spam landen – oder von Mail-Anbietern, die im Lauf der Jahre strenger gegenüber unauthentifizierten Absendern geworden sind, glatt abgewiesen werden.

Ein paar praktische Entscheidungen, die sich lohnen, im Voraus zu treffen

• Wie viele Adressen du wirklich brauchst. Ein einziges info@ reicht für ein kleines Unternehmen oft zum Start; separate Adressen pro Person oder Abteilung ergeben mehr Sinn, sobald ein Team groß genug ist, dass geteilte Postfächer unübersichtlich werden.
• Wie viel Speicherplatz pro Postfach. Mehr, als du zu brauchen glaubst, ist eine günstige Versicherung gegen die Nachricht „Ich kann nicht senden, mein Postfach ist voll" im ungünstigsten Moment.
• Webmail-Zugang. Selbst wenn Mail auf Handy und Laptop eingerichtet ist, zählt eine browserbasierte Ausweichmöglichkeit genau dann, wenn keins von beiden zur Hand ist.

Unser E-Mail-Hosting übernimmt die DNS-Seite davon automatisch, sobald es auf einer Domain eingerichtet wird, die du bei uns verwaltest – die Einträge, die Authentifizierung, und ein Plan, der genau auf das zugeschnitten ist, was ein Postfach tatsächlich fassen muss.